Saber qué es un SGA hoy en día resulta relevante ya que cada vez más empresas necesitan gestionar su propio almacén. Conocer las claves de los sistemas, los puntos a tener en cuenta para elegir el correcto y en qué nos pueden ayudar es capital.
¿Qué es un SGA?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una herramienta de software diseñada para optimizar y gestionar las operaciones diarias en un almacén. Estas operaciones incluyen el seguimiento de inventarios, la gestión de pedidos, la organización de espacios y la coordinación de la logística interna. Los SGA son esenciales para mejorar la eficiencia, precisión y rentabilidad de las operaciones de almacenamiento.
En pocas palabras, un SGA es una herramienta de gestión que permite controlar el flujo de mercancías en un almacén. Pero no solo eso. También controla el stock y las ubicaciones de productos, optimiza recorridos y asignación de trabajos, reduce las tareas administrativas…
La mejora en la calidad del servicio se percibe gracias a un control total de cada tarea, una mayor claridad en las órdenes de trabajo y en la reducción del número de errores. Gracias a ello, el coste de supervisión de los pedidos y las reclamaciones de los clientes también se reducen considerablemente.
Resumiéndolo en una idea: para saber qué es un SGA basta con entender que es una herramienta que garantiza la fiabilidad del stock porque toda la información está centralizada y automatizada.
Funciones Principales del SGA
- Gestión de Inventarios: Monitoreo en tiempo real de los niveles de stock, ubicación y estado de los productos.
- Recepción de Mercancías: Procesamiento eficiente de la llegada de nuevos productos, asegurando que se registren y almacenen correctamente.
- Picking y Packing: Optimización de la selección y empaque de productos para cumplir con los pedidos de manera rápida y precisa.
- Gestión de Pedidos: Coordinación de la preparación, embalaje y envío de pedidos.
- Control de Calidad: Inspección y control de la calidad de los productos en diversas etapas del proceso de almacenamiento.
- Transporte Interno: Organización y optimización del movimiento de mercancías dentro del almacén.
- Informes y Análisis: Generación de informes detallados sobre el rendimiento del almacén, ayudando en la toma de decisiones informadas.
¿Para qué se utiliza un SGA?
SGA son las siglas de Sistema de Gestión de Almacenes (en inglés, WMS, Warehouse Management System). Se trata de herramientas software que ayudan a las empresas, como su nombre indica, a organizar y manejar los almacenes de la manera más eficiente posible.
Estos sistemas son más necesarios que nunca ya que hoy en día resulta muy ineficiente organizar un almacén como se hacía antiguamente. Y es que el papel y e boli, o incluso los documentos de Excel, han dejado paso a sistemas que integran muchas más funciones. Estos sistemas ahorran tiempo, dinero y permiten un flujo de trabajo mucho más eficaz y controlado.
El boli y el papel ya no son suficientes para gestionar correctamente un almacén.
Beneficios de Implementar un SGA
- Mayor Eficiencia: Automatización de tareas repetitivas, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesario para realizar operaciones.
- Precisión Mejorada: Reducción de errores en el picking, packing y envío gracias al seguimiento automatizado.
- Costos Reducidos: Optimización del uso del espacio y recursos, disminuyendo los costos operativos.
- Mejora del Servicio al Cliente: Cumplimiento más rápido y preciso de los pedidos, mejorando la satisfacción del cliente.
- Escalabilidad: Adaptación a las necesidades crecientes del negocio, permitiendo la expansión sin pérdida de eficiencia.
Si es posible, mejor en tiempo real
Toda esta gestión del almacén requiere de una ingente cantidad de información que, si es posible, debería ser en tiempo real. No todos los sistemas SGA/WMS disponen de esta posibilidad, y por ese motivo, a la hora de elegir uno u otro cabría detenerse en analizar cómo se actualiza la información.
Los datos referidos a la recepción y expedición de mercancías, la preparación de pedidos, el cross docking, la gestión de stocks… Todo ello influye de manera significativa en la operativa de un almacén. Contar con los datos actualizados al momento puede suponer una enorme diferencia a la hora de gestionar un pedido o controlar los espacios disponibles en el almacén.
La idea final se resume en lograr la máxima eficacia utilizando el mínimo consumo de recursos posible.
Tipos de SGA
- SGA Tradicionales: Instalados en los servidores locales de la empresa, proporcionando control total sobre el sistema.
- SGA Basados en la Nube: Accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet, ofreciendo flexibilidad y reducción de costos de infraestructura.
- SGA Integrados con ERP: Combinados con sistemas de planificación de recursos empresariales para una gestión integral del negocio.
- SGA Especializados: Diseñados para industrias específicas con requisitos únicos de almacenamiento y gestión.
Un SGA vitaminado
Hasta ahora hemos visto los SGA como herramientas software que permiten gestionar y controlar todos los aspectos de un almacén. Sin embargo, existen componentes que complementan y refuerzan estos sistemas y que redundan en un mejor resultado.
La posibilidad de utilizar terminales con radiofrecuencia para la gestión del almacén acelera el traspaso de información. Los comandos por voz facilitan la realización de ciertas tareas simplificando la operativa. Contar con la posibilidad de integrar una app móvil hace más accesible todo el sistema. Por último, poder consultar el análisis del rendimiento de una forma sencilla permite realizar ajustes y modificar aquellos puntos donde se produce alguna fricción.
De modo que, como hemos visto, saber qué es un SGA puede ayudarte a comprender porqué puede ser importante para tu negocio si es que la gestión del almacén es uno de sus puntos débiles.
